Act será la encargada de poner en marcha para el Grupo Ayesa la automatización de sus procedimientos internos operativos. En primer lugar se realizará un estudio a fondo y se realizará la adecuación de todos estos procedimientos, en la mayoría de los casos, consistirán en la realización de una serie de tareas encadenadas (workflow) y en la generación de documentación en cada una de estas tareas. La automatización de los procesos se hará sobre el ERP corporativo del grupo que se basa en un sistema SAP. Para ello, se implantarán los módulos de Workflow y Gestión Documental.

Uno de los procedimientos clave en el proyecto es el “aprobación de facturas”, Dicho workflow permite el seguimiento electrónico de las facturas desde su recepción hasta su pago. Las características más destacadas son las siguientes:

a) Permite el seguimiento a través de todas las fases del proceso de aprobación.

b) Habilita la precontabilización de la factura al comienzo del proceso. Posteriormente, conforme avanza la aprobación, se contabiliza y libera el pago.

c) Permite conocer el status del proceso desde todos los documentos SAP relacionados con el mismo: proyecto, solicitud de pedido, pedido, factura y apunte contable.

d) Permite el mantenimiento de la estructura organizativa de forma independiente a la asignación de responsables de tareas, mediante el uso de posiciones y roles.

e) Permite el acceso a los originales escaneados en cualquier momento. Dichos originales quedan anexados a los documentos SAP correspondientes.

Además, se implantarán otros procedimientos que pretenden establecer una forma homogénea de funcionar de todos los empleados y describen cómo se tienen que realizar tareas rutinarias como solicitar vacaciones, pedir un coche, etc.